Utilization of Google Drive Application for Archival Document Storage

Cindy Agathia Dwi Syahfitri; Hamidah; Khairina Afni

doi:10.58737/jpled.v6i1.932

Authors

Cindy Agathia Dwi Syahfitri STKIP Budidaya Binjai
Hamidah STKIP Budidaya Binjai
Khairina Afni STKIP Budidaya Binjai

DOI:

https://doi.org/10.58737/jpled.v6i1.932

Keywords:

Google Drive, Digital Archive, Document Management, School Administration, Cloud Storage

Abstract

This study aims to analyze the utilization of the Google Drive application as a medium for document archiving at SMK Swasta Taruna Bangsa Sawit Seberang in the 2024–2025 academic year. The research was motivated by the persistence of manual archiving systems in schools, which often cause difficulties in document retrieval, data loss risks, and low administrative efficiency. This study employed a qualitative approach with a descriptive method. Data were collected through interviews, observations, and documentation involving the principal and administrative staff. The findings reveal that the use of Google Drive facilitates document storage, management, and retrieval, enhances time efficiency, and strengthens data security through encryption systems and access control features. However, several challenges were identified, including limited digital literacy among users, dependence on internet connectivity, and the restricted capacity of free storage. Overall, the study concludes that Google Drive serves as an effective solution for supporting school archive digitalization, provided that its implementation is accompanied by proper technical training and well-defined management policies.

Downloads

Download data is not yet available.

References

Creswell, J. W. (2018). Research design: Qualitative, quantitative, and mixed methods approaches (5th ed.). Thousand Oaks, CA: SAGE Publications.

Dilla, E. A. (2023). Manajemen kearsipan dalam menunjang kegiatan administrasi di SMKN 2 Ponorogo. Jurnal Administrasi Pendidikan, 15(2), 45–56.

Fatmawati, F., Yusrizal, Y., & Hasibuan, A. M. (2021). Pengembangan Media Pembelajaran Berbasis Aplikasi Android untuk Meningkatkan Hasil Belajar IPS Siswa. ESJ (Elementary School Journal), 11(2), 134–143.

Fatmawati, F., Yusrizal, Y., & Pulungan, S. A. (2022). Pelatihan Penggunaan Google Classroom Sebagai Media Pembelajaran di SD Swasta PAB 15. Empowerment: Jurnal Pengabdian Masyarakat, 1(5), 705–711. https://doi.org/10.55983/empjcs.v1i5.250

Fitria, F., & Listari, L. (2017). Penerapan media pembelajaran Google Drive dalam pembelajaran Bahasa Indonesia. Jurnal Teknologi Pendidikan, 9(1), 33–41.

Harahap, N., & Dewi, R. (2023). Keamanan data digital dalam penerapan sistem pengarsipan berbasis cloud di institusi pendidikan. Jurnal Teknologi dan Informasi Pendidikan, 11(2), 101–110.

Hayes, B. (2008). Cloud computing. Communications of the ACM, 51(7), 9–11.

Kurniawan, A., Setiawan, F., & Nurdin, D. (2022). Efektivitas penerapan cloud storage dalam pengelolaan data akademik. Jurnal Manajemen Teknologi Pendidikan, 7(3), 156–166.

Miles, M. B., Huberman, A. M., & Saldana, J. (2018). Qualitative data analysis: A methods sourcebook (4th ed.). Thousand Oaks, CA: SAGE Publications.

Mulyani, E., & Hartono, B. (2020). Literasi digital tenaga kependidikan dalam mendukung sistem informasi sekolah. Jurnal Teknologi Informasi Pendidikan, 8(3), 122–134.

Nopriana, T., Rahman, A., & Dini, R. (2022). Pelatihan pemanfaatan Google Drive untuk pengarsipan guru di SMP Negeri Kabupaten Cirebon. Jurnal Abdimas Pendidikan, 5(1), 22–29.

Nugraha, H., Putri, R., & Suryawan, M. (2021). Keamanan data berbasis cloud storage dalam lembaga pendidikan. Jurnal Sistem Informasi, 17(2), 89–98.

Prasetyo, I., & Andayani, R. (2020). Literasi digital guru dalam mendukung implementasi sistem administrasi berbasis teknologi informasi. Jurnal Pendidikan dan Teknologi Informasi, 8(1), 45–55.

Putri, S., & Rahmawati, L. (2021). Pemanfaatan penyimpanan berbasis cloud untuk meningkatkan efisiensi administrasi sekolah. Jurnal Administrasi Pendidikan Modern, 9(2), 67–78.

Sofyan, H., Amanda, R. S., & Ningsih, L. (2025). Pelatihan dan pendampingan penggunaan arsip digital oleh guru dan tenaga kependidikan PAUD. Jurnal Pendidikan dan Teknologi, 13(1), 77–85.

Sugiyono. (2019). Metode penelitian pendidikan: Pendekatan kuantitatif, kualitatif, dan R&D. Bandung: Alfabeta.

Sukoco, T. (2016). Efisiensi sistem pengarsipan digital di lembaga pendidikan. Jurnal Manajemen Pendidikan, 10(1), 55–63.

Trilaksono, A. R. (2018). Efektivitas penggunaan Google Drive sebagai media penyimpanan di kalangan mahasiswa. Jurnal Teknologi dan Sistem Informasi, 6(2), 15–23.

Wahyuni, S., & Fadhilah, N. (2022). Digitalisasi arsip sekolah sebagai upaya peningkatan transparansi administrasi. Jurnal Administrasi Pendidikan, 14(4), 210–221.

Yuliana, D., & Nugroho, P. (2021). Transformasi digital dan pemanfaatan cloud computing di institusi pendidikan. Jurnal Manajemen Sistem Informasi, 9(2), 134–145.

Yusrizal, Y., Hajar, I., & Tanjung, S. (2019). Analysis of Elementary School Teachers’ Ability in Using ICT Media and Its Impact on the Interest to Learn of Students in Banda Aceh. Budapest International Research and Critics in Linguistics and Education (BirLE) Journal, 2(3), 45–57.

Yusrizal, Y., Safiah, I., & Nurhaidah, N. (2017). Kompetensi Guru Dalam Memanfaatkan Media Pembelajaran Berbasis Teknologi Informasi Dan Komunikasi (Tik) Di Sd Negeri 16 Banda Aceh. Jurnal Ilmiah Pendidikan Guru Sekolah Dasar, 2(2), 126–134.